Despre NOI ... si activitatea noastra de ARHIVARE fizica

Tipografie, Editura STAR TIPP, Agentia de publicitate ECOUL, Depozit Arhive Particulare CRONOS, intr-un cuvint Tipografia S.A., fondata in 1970, reinfiintata in 1992 ca societate cu capital integral privat, la ora actuala detine un capital social de 296 100 lei.

Prin departamentul nostru specializat oferim servicii de sistematizare a fondurilor arhivistice.

Activitatea de sistematizare a fondurilor arhivistice consta in:
1) preluarea documentelor, pe baza de procese-verbale de predare-primire, de la serviciile beneficiarului, de catre echipa noastra de arhivari, atestati de Scoala Nationala de Perfectionare
2) manipularea documentelor, inclusiv transportul la depozitul final de arhiva
3) desprafuirea
4) dezinsectia
5) identificarea documentelor dupa Nomenclatorul arhivistic (in cazul in care exista); documentele sunt scoase din dosare/bibliorafturi (nu se accepta parti metalice)
6) ordonarea documentelor, conform nomenclatorului sau organigramei, pe termene de pastrare.
7) selectionarea documentelor - reprezinta operatiunea arhivistica cea mai dificila intrucat ea impune:
- stabilirea documentelor cu valoare documentar-istorica in vederea depunerii lor la Arhivele Nationale, conform legislatiei in vigoare,
- eliminarea din arhiva a documentelor care, implinind termenul de pastrare, nu mai prezinta importanta pentru unitatea respectiva.
8) predarea documentelor ordonate (de echipa de arhivari) catre echipa noastra de legatori.
Calculul activitatii se face la "metru liniar".
Trmenul de realizare este functie de complexitatea si starea documentelor.
Servicii de pregatire a documentelor īn vederea inventarierii
Inventarierea documentelor este o operatiune arhivistica de luare in evidenta a unitatilor arhivistice (dosarelor) dintr-un fond, dupa ordonarea lor, conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic.

Intocmirea inventarelor dosarelor create se executa de beneficiar in baza Nomenclatorului Arhivistic si impune urmatoarele etape de lucru:
- ordonarea unitatilor arhivistice, in cadrul fiecarui an, pe servicii/birouri, alfabetic, geografic sau cronologic si termene de pastrare,
- formularea pe scurt a continutului dosarelor,
- incadrarea lor in Nomenclatorul Arhivistic, stabilind in acest mod indicativul fiecarei unitati arhivistice si a termenului de pastrare, care vor fi inscrise pe fiecare dosar.
- documentele inventariate, legate anterior, vor fi introduse in cutii de arhiva, iar pe etichetele acestora se va scrie indicativul din nomenclator, anul si termenul de pastrare.
Inventarele acestor genuri de documente vor cuprinde:
- numarul curent,
- categoria de documente,
- anii extremi,
- cantitatea (in metri liniari sau nr. de dosare),
- pozitia din nomenclator,
- termenul de pastrare.
Inventarele redactate se listeaza (pe suport hartie) si se pot pastra si pe suport electronic.
Specialistii nostri pot asigura:
- pregatirea documentelor create in vederea inventarierii
- transpunerea pe suport electronic a inventarelor listate
- legarea documentelor in unitati arhivistice
- furnizarea de cutii de arhiva standard
- etichetarea unitatilor arhivistice si a cutiilor de arhiva.
Aceste activitati se vor desfasura la sediul unitatii detinatoare de arhiva, sub supravegherea si indrumarea unui responsabil numit de conducerea unitatii beneficiare.

Servicii de legătorie
Aceste servicii se desfasoara dupa preluarea, ordonarea si aranjarea documentelor, create si detinute de beneficiar, in interiorul dosarelor constituite de creator, si consta in legarea acestor documente in unitati arhivistice, de catre echipa noastra de legatori.
O unitate arhivistica (dosar) poate fi constituita dintr-un document de o fila sau mai multe documente pāna la max 250-300 file, in functie de problematica ei. In cazul depasirii a 300 file - unitata arhivistica se va imparti in volume tinindu-se cont de aspectul cronologic sau alfabetic stabilit de creatorul de documente (art.17-legea 16/1996).
Legarea documentelor in unitati arhivistice (dosare) se face cu sfoara de cānepa in coperti de carton, astfel incit sa fie permisa citirea completa a textului din interiorul dosarului, tinindu-se cont de ordonarea initiala a documentelor emise (art. 17 - Legea 16/1996 ).
Dosarul format este etichetat fata si lateral (cotor) si apoi dat spre verificare la compartimentul din care provin documentele. Eticheta contine compartimentul, anul, continutul pe scurt al unitatii arhivistice si indicativul din nomenclator sau inventar - in anumite cazuri si volumul.
Activitatea de legatorie se executa in spatiul pus la dispozitie de catre detinatorul de arhiva.
Calculul activitatii se face dupa formula "1 dosar legat = 1 unitate arhivistica".
Termenul de realizare este functie de complexitatea si starea documentelor.

Servicii de pregătire a documentelor īn vederea selecţionării.
Selectionarea documentelor este operatiunea arhivistica cea mai dificila; ea impune:
- stabilirea documentelor cu valoare documentar-istorica in vederea depunerii lor la Arhivele Nationale, conform legislatiei in vigoare,
- eliminarea din arhiva a documentelor care, implinind termenul de pastrare, nu mai prezinta importanta pentru unitatea respectiva.
Pe baza inventarului intregii arhive, specialistii nostri pot identifica documentele prelucrate care au implinit termenul de pastrare, in vederea prezentarii acestora catre Comisia de Selectionare a beneficiarului, care va decide pastrarea lor in continuare sau distrugerea acestora.
Conform legislatiei, Comisia de Selectionare a beneficiarului se poate intruni anual sau de cate ori este nevoie.
Activitatea de pregatire a documentelor in vederea selecţionarii se va desfasura la sediul unitatii detinatoare de arhiva, sub supravegherea si indrumarea unui responsabil numit de conducerea unitatii beneficiare.